Naast de voordelen voor het leren van professionals, kan het verzamelen van data in een elektronisch portfoliosysteem ook voordelen bieden voor de instellingen. Tijdens een visitatie kan een selectie van portfolio’s worden bekeken. Daarnaast zijn er vele management informatiemodules beschikbaar: zo is het mogelijk voor een opleider om aantallen aangemaakte formulieren binnen de opleiding te bekijken, zijn toetsresultaten makkelijk overzichtelijk te bekijken, etc. Met iedere instelling wordt individueel gekeken welke data door wie ingezien mag worden, waarbij de integriteit en de privacy van professionals steeds in het oog wordt gehouden. Voor opleidingen waarbij verslagen ingediend en beoordeeld worden in het portfolio, kan een coördinator gebruik maken van een uitvoer die in Safe- assign (BlackBoard) kan worden toegevoegd ten behoeve van plagiaatcontrole.
De veiligheid van data, zowel van professionals als hun beoordelaars, staat hoog in ons vaandel. We spannen ons in om de beveiliging van de verbinding (Security Socket Layer; SSL), de servers, code en database op een constant hoog niveau te houden. EPASS heeft een security officer (Gilbert van Zeijl) die adviseert op het gebied van beveiliging.